Personvernerklæring

Denne personvernerklæringen fra Arendal kommune skal gi innbyggere, og andre brukere av kommunens tjenester, informasjon om hvordan kommunen behandler personopplysninger. Erklæringen skal også gi deg oversikt over hvilke rettigheter du har.  

Behandlingsansvarlig 

Arendal kommune er behandlingsansvarlig for personopplysninger som samles inn ved bruk av kommunens tjenester.  

Personvernombud 

Du kan kontakte personvernombudet i IKT Agder-kommunene hvis du ikke får tilstrekkelig hjelp i kommunen.  

Kontaktinformasjon:  

Arendalsavokatene v/ Advokat Kristoffer Wibe Koch 
Telefon: 37 00 21 64 
E-post: personvernombud@arendal.kommune.no (fra 1. juli)

Når du kontakter oss 

Vær oppmerksom på at e-post og skjema på internett har svakheter som gjør at opplysninger kan komme på avveie. Du bør derfor ikke sende sensitive eller fortrolige opplysninger med e-post eller via internettskjema.  
 
Vår e-postadresse postmottak@arendal.kommune.no kan brukes til henvendelser, og besvares hovedsakelig med svar pr. e-post. Kommunen sjekker innkommende e-post for virus, og det kan skje at e-post du sender til kommunen blir stoppet av viruskontrollen. Hvis en e-post ikke besvares, bør du ta kontakt på telefon.
 
Saker som krever mer grundig saksbehandling, eller som er arkivverdig i henhold til arkivloven, blir registrert som egen sak. Registrerte saker blir besvart med digital post. I noen tilfeller brukes e-post, og ønsker du svar pr. e-post kan du få det. Dette gjelder kun svar som ikke inneholder sensitive eller strengt konfidensielle opplysninger. 

Hvilke typer personopplysninger behandler vi 

  • Kontaktopplysninger: Navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse. 
  • Identifiseringsopplysninger: Fødselsnummer, d-nummer, kjønn, statsborgerskap 
  • Relasjoner til andre: Ektefelle, samboer, barn, sivilstatus 
  • Helseopplysninger  
  • Opplysninger knyttet til de tjenestene som du benytter, for eksempel barnehage, skole, byggesak, renovasjon m.m.  

Du kan lese mer på Datatilsynet sine nettsider om hva som regnes som personopplysninger.

På hvilke måter samler vi inn personopplysningene dine?  

  • Du oppgir personopplysningene direkte til oss, for eksempel via nettskjema på nettsiden vår
  • Vi henter inn personopplysninger fra andre offentlige etater, som for eksempel Folkeregisteret, Kontakt- og reservasjonsregisteret, Arbeids- og velferdsdirektoratet (NAV), Utlendingsdirektoratet (UDI), Brønnøysundregistrene og Fylkesmannen 
  • Personopplysninger som registreres av ansatte i kommunen i forbindelse med saksbehandling og den enkelte tjeneste som gis

Hvorfor trenger vi personopplysninger om deg?

Kommunen behandler dine personopplysninger med hjemmel i lov for å utføre oppgaver som å: 

  • sørge for at du som innbygger i kommunen får de tjenestene du har krav på i ulike stadier av livet, for eksempel barnehageplass, skolegang, helse -og omsorgstilbud, renovasjonstjenester 
  • utføre veiledning og kontroll som kommunen har plikt og myndighet til 

Vi behandler også personopplysningene dine for andre oppgaver som hører under Arendal kommunes virksomhet. Det kan være når vi for eksempel utarbeider statistikk for bruk av våre tilbud og tjenester. 

Hva er det rettslige grunnlaget for behandling av personopplysningene dine?

Kommunens behandling av personopplysninger er først og fremst hjemlet i lov.  
 
Det er som hovedregel ikke mulig å reservere seg mot slik behandling. Noen aktuelle lover er:  

Samtykke 

I noen tilfeller kan kommunen behandle personopplysninger om deg basert på ditt samtykke. Du vil i slike tilfeller bli informert om hva behandlingen går ut på og aktivt bli bedt om å samtykke til behandlingen. Du kan når som helst trekke ditt samtykke. Les mer om samtykke på Datatilsynet sin nettside.

Mottakere av dine personopplysninger  

Når dine personopplysninger behandles i fagsystem som ligger hos ekstern leverandør, har kommunen databehandleravtale med leverandøren for å regulere sikkerheten rundt behandlingen, og sikre at personvernet blir ivaretatt i tråd med lov og forskrift.  

I noen tilfeller vil personopplysningene dine bli overført til eksterne mottakere. Det kan for eksempel være NAV, sykehus, Utdanningsdirektoratet (i forbindelse med eksamen eller nasjonale prøver) med flere.  

Hvor lenge lagres personopplysningene dine? 

Vi lagrer personopplysningene dine hos oss så lenge det er nødvendig for det formålet personopplysningene ble samlet inn for. Dette betyr for eksempel at personopplysninger som vi behandler på grunnlag av ditt samtykke slettes, hvis du trekker ditt samtykke. Personopplysninger vi behandler for å oppfylle en lovpålagt plikt lagres så lenge lovhjemmelen krever det, for eksempel etter bestemmelser i arkivloven.  

Informasjonssikkerhet  

Etter personopplysningsloven har vi ansvar for å sørge for at alle personopplysningene om deg er tilstrekkelig sikret. Vi har på bakgrunn av risikoanalyser innført rutiner som skal gi nødvendig sikkerhet. 
 
Vi sikrer at kun de som har et tjenstlig behov for dette, får tilgang til opplysningene om deg. Videre sikrer vi at personopplysninger ikke kan endres eller slettes av andre enn de som har fullmakt til å gjøre dette. Vi sikrer at personopplysningene er tilgjengelige når det er nødvendig for å utføre våre arbeidsoppgaver, for å gi deg en best mulig tjeneste. Vi revurderer våre rutiner regelmessig slik at sikkerheten til enhver tid skal være så god som mulig. Hvis vi oppdager at en rutine ikke fungerer etter hensikten, skal dette følges opp. 

Personvern og taushetsplikt 

Alle ansatte i kommunen har taushetsplikt. De ansatte plikter å hindre at andre får tilgang eller kjennskap til personlige opplysninger om deg, hvis du ikke har gitt samtykke til dette. Innenfor enkelte tjenester og i enkelte saker er taushetsplikten særlig streng. 

Dine rettigheter etter personopplysningsloven og personvernforordningen 

Du har rett til innsyn  

Du kan henvende deg til kommunen og din saksbehandler i kommunen. Du kan be om å få opplyst hvilke personopplysninger kommunen har registrert om deg, hva de skal brukes til, og hvor de er innhentet fra. Dette gjelder både elektroniske og manuelle registre. Du skal få svar innen 30 dager. Spørsmål om innsyn kan sendes til postmottak@arendal.kommune.no.  

Du har rett til å få feilinformasjon rettet 

Hvis du oppdager feil i våre opplysninger om deg selv kan du kreve at vi korrigerer informasjonen. I utgangspunktet skal vi på eget initiativ rette feil eller mangler, men oppdager du selv at noe er feil – gi beskjed til oss, så retter vi dette så raskt som mulig. 

Du har rett til å kreve at opplysninger om deg blir sperret eller slettet 

Vi sletter eller sperrer opplysninger som ikke lenger er nødvendige for formålet med registreringen. Hvis du mener kommunen registrerer informasjon om deg som ikke er nødvendig, kan du be om at informasjonen blir slettet. Dette gjelder ikke hvis opplysningene skal oppbevares i henhold til annen lovgivning, for eksempel Regnskapsloven eller Arkivloven. 

Du har rett til begrensing av behandling som gjelder deg selv 

Du kan kreve at vi begrenser hvordan vi bruker opplysningene om deg.  

Du har rett til innsigelse 

Du kan protestere på at vi behandler opplysninger om deg.  
Les mer på Datatilsynet sine nettsider om hvilke rettigheter du har i forbindelse med sletting og retting av dine personopplysninger.

Du har rett til å få kopi av din data i et digitalt format 

Dette kalles retten til dataportabilitet. Du har under enkelte omstendigheter rett til å motta opplysninger som du har gitt oss i et digitalt format, og også rett til å få informasjon overført til en annen virksomhet dersom du ønsker dette. Retten til dataportabilitet gjelder kun opplysninger som du har gitt til oss.  

Rett til å klage til Datatilsynet  

Hvis du mener at vår behandling av personopplysninger ikke stemmer med det vi har beskrevet her eller at vi på andre måter bryter personvernlovgivningen, så kan du klage til Datatilsynet. Du finner kontaktinformasjon på Datatilsynets nettsider: www.datatilsynet.no

Du har rett til å få utført dine rettigheter gratis 

Når du ber om innsyn, retting, sletting eller tar i bruk andre rettigheter etter personvernreglene, er dette gratis, med mindre anmodningene dine er åpenbart grunnløse eller overdrevne. Hvis vi nekter å etterkomme anmodningen din er det vi som har bevisbyrder for at henvendelsene fra deg er grunnløse eller overdrevne.  

Partsinnsyn etter forvaltningsloven 

Hvis du henvender deg til oss med en klage, vil vi normalt vise til, eller legge ved, din henvendelse når vi tar kontakt med den innklagede parten. Du kan be om at vi ikke oppgir hvem du er ved henvendelser til den andre parten. Det skal imidlertid svært mye til for å nekte en part innsyn i en sak dersom han/hun ber om det. Kommunen kan derfor ikke garantere anonymitet ved slike henvendelser. 

Pressens og allmennhetens innsyn etter offentlighetsloven 

Hovedregelen etter Offentlighetsloven er at forvaltningsorganers saksdokumenter er offentlig tilgjengelige. Det betyr at presse eller andre som spør om det, vil kunne gjøre seg kjent med innholdet i kommunens saksdokumenter. Din henvendelse til oss vil dermed også være offentlig uansett hvilken form den kommer i. Kommunen håndterer imidlertid en del dokumenter som inneholder taushetsbelagte opplysninger. Slike dokumenter blir unntatt fra offentlighet. Interne dokumenter kan også unntas offentlighet hvis det finnes lovhjemmel for å unnta. De unntas ikke bare fordi de er interne. 

Informasjonskapsler og nettstatistikk 

En informasjonskapsel (cookie) er en liten tekstfil som legges i minne i nettleseren din, og den gir oss statistikk som vi bruker til å gjøre nettsidene og de digitale tjenestene våre bedre.  
 
Oversikt over hvilke informasjonskapsler som brukes på våre nettsider.
 
Kommunen samler inn av-identifiserte opplysninger om besøkende på kommunens nettside. Vi bruker informasjonskapsler for å få statistikk som vi bruker til å forbedre og videreutvikle nettsiden vår. Eksempler på hva statistikken gir svar på, er hvor mange som besøker ulike sider, hvor lenge besøket varer, hvilke nettsteder brukerne kommer fra og hvilke nettlesere som brukes.  

Dette nettstedet bruker Google Analytics, en nettanalysetjeneste fra Google Inc. (” Google”).

Google Analytics bruker såkalte ”cookies”, eller tekstfiler, som lagres på din datamaskin og gjør det mulig for Google å analysere hvordan du bruker nettstedet, for å kunne tilby et best mulig tilpasset nettsted. Cookies er informasjonskapsler som generer informasjon om ditt bruk av nettsiden (herunder din IP-adresse). Informasjonen overføres deretter til en av Googles servere i USA, hvor den lagres.  Hvis nødvendig, kan Google også sende informasjonen til tredjeparter, gitt at dette er mulig etter gjeldende lov, eller hvis det er en tredjepart som behandler informasjonen på vegne av Google. Din IP-adresse blir derimot aldri koblet med annen data som blir samlet inn av kommunen. 

Dette nettstedet bruker Vizzit, en nettanalysetjeneste fra Vizzit.se.

Denne tjenesten bruker såkalte cookies (informasjonskapsler). En cookie er en liten tekstfil som legges i din nettlesers internminne, og den gir oss statistikk (blant annet hvilke sider som besøkes, og hvilke søk som blir gjort) som vi bruker til å gjøre nettsidene og de digitale tjenestene våre bedre. Informasjonen som hentes inn via Vizzit blir ikke oversendt til noen tredjepart.   
 
Du kan forhindre at cookies installeres ved å endre på innstillingene i din nettleser. Vi ønsker imidlertid å understreke at dette i visse tilfeller kan hindre noen av funksjonene på nettstedet. Ved å bruke våre nettsider godtar du at Google behandler dataene de har samlet om deg på den måten og til det formålet som er beskrevet ovenfor. 

«Fant du det du lette etter?» - tilbakemeldingsfunksjon 

Nederst i noen av artiklene på nettsiden finner du en funksjon hvor du kan gi tilbakemelding om du fant informasjonen du lette etter, eller ikke. Vi bruker tilbakemeldingen til å forbedre innholdet på nettstedet. Bruker du denne funksjonen, legges det igjen en FormCookie på datamaskinen din, m en denne kan ikke brukes til å spore meldingen tilbake til deg. Tilbakemeldingen du sender oss lagres i vår database. 

Funksjonen brukes ikke til veiledning, og vi ber deg derfor om ikke å registrere spørsmål som du ønsker svar på her. Vi ber deg om å ikke registrere sensitiv informasjon, fordi funksjonen ikke er sikret (kryptert). 

Fant du det du lette etter?