Velkommen som arrangør i Arendal

Vedtatt av Arendal bystyre 18.02.21. 

1. For å unngå samtidige konkurrerende arrangement samt for å en mest mulig optimal fordeling av aktivitet/arrangement gjennom hele sommeren, er det veiledende søknadsfrist – 15. februar - for større arrangement/festivaler. Mindre arrangement / stands kan søke fortløpende.
    
2. Søknader om bruk av sentrumsarealer (ikke Torvet og gågatene), skal sendes gjennom Bookup – kommunens utleiesystem.
    
3. Søknader om kommersiell virksomhet/forespørsler kanaliseres til Torvet og gågatene. Ved enkelte store arrangement (eks. ulike messer/markeder), kan det også gis tillatelse til å bruke øvrige byrom.
    
4. Antall arrangement/større konserter på kveldstid og i sammenhengende dager som stenger for allmennhetens ferdsel i sentrum, må begrenses. For alle byrom, skal det nøye vurderes hvor mange arrangement med forsterket lyd og evt avstenging av gateløp, det skal tillates. Man skal legge vekt på arrangementets karakter, lydnivå og i hvilken grad det stenger for allmenhetens ferdsel, sammenholdt med nærhet til boliger og næring. Videre skal man også legge vekt på ønsket og hensynet til at disse arrangementene bidrar til å styrke Arendal som en kultur-, turist og arrangementskommune.
    
5. Støy- og lydbestemmelser - se eget reglement.
    
6. Estetikk 
   Arrangør er ansvarlig for at konstruksjoner som settes opp i forbindelse med arrangement har en god estetisk kvalitet. Inngjerding rundt arrangementsområdet bør begrenses og avskjerme så lite som mulig.
    
7. Konserter og arrangementer med forsterket lyd skal stoppe: 
   
   •    klokken 23.00 i sentrum 
   •    klokken 22.00 på Teaterplassen og Ferjekaia pga. av nærhet til boliger og hotellgjester
   
   Det kan gjøres unntak ved spesielle arrangement/festivaler.
    
8. Ved evt. ønske om skjenking under arrangement, må det søkes om i hvert enkelt tilfelle.
   Det er ikke tillat med skjenking i Barbu park.
    
9. Arrangør er pålagt å gi nabovarsel ved alle større arrangement/festivaler.
    
10. Det tillates ikke faste boder eller kiosker rundt Pollen, Kirkegaten eller Kanalplassen. Disse henvises til arealer disponert av Arendal by evt utenfor sentrum. Det kan imidlertid tillates dersom de er en del av et godkjent arrangement/festival. 
     
11. Det er ikke tillatt å selge softgun eller våpenliknende replika eller brukerutstyr for narkotika fra kommunal eiendom, herunder kommunal gate/veigrunn.
     
12. Leiesatser
    Det er egne priser for lokalt næringsliv og kommersielle aktører
    Det er gratis leie for lag og foreninger. 

Leiepris for arrangementer i regi av Arendal by, avtales i hvert enkelt tilfelle.

Arendalsuka benytter hele sentrum med mange ulike arrangement. Arendalsuka har eget reglement for gjennomføring. 

Kommunedirektøren har fullmakt til å foreta justeringer i vedtatt reglement.

• Det må ikke henges noe opp i trærne. Plantetårn må ikke flyttes eller dekkes til uten ved forespørsel til avdeling for park-, idrett og friluft.
• Hvis det brukes telt eller liknende installasjoner, må det ikke lages hull eller festes noe ned i bakken ved barduneringen.
• Ved grilling må belegningsstein tildekkes, slik at steinene ikke blir tilgriset av fettet. Matfett må ikke tømmes i slukene på plassene.

Arrangøren må gjennomføre lydmålinger under arrangement/festivaler med forsterket lyd. 
Last ned skjema for lydmåling

Lydbestemmelser for offentlige byrom i Arendal sentrum

Vedtatt av Arendal bystyre 18.02.20.

Støybestemmelsene er utarbeidet etter anbefalinger gitt av Helsedirektoratet. Les mer i veileder musikkanlegg og helse fra Helsedirektoratet.

Ved målinger av lyd brukes måleenheten decibel (dB). Et lydnivå på 20 dB vil oppleves som stille. En normal samtale har et lydtrykknivå i området 30 – 70 dB. Ørets smertegrense er ved ca. 130 dB. Det tillates inntil 130 dB på enkelte lydsignaler (peak), men snitt desibel må ikke være høyere enn 99dB.
 
Lydnivået registreres på egnet sted i publikumsområdet (for eksempel i mikseposisjon eller 1/3 ut i sal) og må kunne dokumenteres med flere klokkeslett og målepunkt i ettertid. Bruk følgende skjema for dokumentasjon: (lenke legges inn senere). Det anbefales på mindre arrangement og bruke en app på mobil. 

Arendal kommune følger disse rådene om maksimalverdier for dB: 

Lydgrenser for arrangement / festivaler

*Snittet gjelder for mest støyende halvtime. dBA snitt for 1, 2 og 4 timer bør være på hhv 96, 93 og 90 dBA eller lavere.

Her må arrangøren alltid søke om tillatelse til gjennomføring. Ulike type arrangement eller konserter kan få godkjent ulik grenseverdi. 

Lydgrenser i forhold til omgivelser/naboer – normal «bylyd»

Arrangementer med lyd (konserter) skal avsluttes kl 2300, gjelder også musikk «inne» på utearealene til restaurantene. Det kan gjøres unntak i særlige tilfeller.

Begrensninger i antall arrangement

Kommunen kan sette begrensninger på antall arrangement med forsterket lyd mht omgivelser og naboers helse (søvn og hørsel). Det skal for alle byrom nøye vurderes hvor mange arrangement med forsterket lyd og evt avstenging av gateløp som skal tillates. 

Lydmålinger

Arrangør pålegges å foreta lydmålinger under arrangement/festivaler med forsterket lyd.
Ved store konserter på Sam Eydes Plass skal det også foretas målinger i Kirkebakken (nabomåling). Kommunen kan kreve at profesjonelt lydfirma benyttes. Det vil jevnlig bli foretatt kontrollmålinger fra kommunens side.

Krav til arrangører

Ved større konserter/festivaler på Sam Eydes Plass, Poppes plass, Jaktekaia, Teaterplassen, Ferjekaia og Kolbjørnsvik skal det gis nabovarsel. Om det også må gis nabovarsel for arrangementer andre steder vil avhenge av utleiers vurdering og betingelser for utleie. 

Arrangører gjøres oppmerksomme på støy/lyd bestemmelsene til Arendal kommune. Ved større arrangementer vil det kreves at ansvarlig arrangør bekrefter via Bookup at vedkommende er informert om lydregelverket og at beskjed er gitt til det aktuelle lydfirmaet/lydtekniker. 

• I skolens ferier vil de faste søppeldunker i byen tømmes hver morgen. Arrangører må påregne at de må etterse disse dunkene som er i arrangementsområdet, og evt. tømme dem selv i tillegg til egne dunker. 
• Plan/ansvarsforhold vedr. renovasjon må nedfelles og meldes tilbake til kommunen, jamfør søknadsskjemaet. Bl.a. må tømmerutiner for søppeldunker og plassering av låsbare containere fremgå av planen.
• Lagring av innkommet søppel må vurderes opp mot brannforskrifter. 

De kommunale sentrumsplassene vil ikke automatisk bli brøytet om vinteren. Leier må selv sørge for brøyting av plassen ved behov.

Hvis dere ønsker å skjenke alkohol under arrangementet, må dere søke om skjenkebevilling. I noen tilfeller må søknad om matservering sendes til Mattilsynet. 

Matservering

Hvis dere skal ha matservering må dere kontakte Mattilsynet. 
Les mer på Mattilsynets nettside

Skjenking

Hvis dere ønsker skjenking under arrangementet må dere søke. Frist for søknad for en enkelt bestemt anledning er 4 uker før arrangementet. 

Vær oppmerksom på at dersom søknaden avslås og dere ønsker å anke, vil det gå lengre tid. Det er derfor smart å søke i svært god tid før arrangementet, slik at vi sikrer at søknaden kan behandles før arrangementet avholdes. 

Det er gebyrer på skjenkesøknader. Søknaden må inneholde hvor/når/hva det skal skjenkes, hvem som er ansvarlig og adresse (hvor bl.a. faktura skal sendes).

Søknadsskjema finner du på våre sider om skjenkebevilling.

Generelle krav til tilgjengelighet 

Ved bruk av gategrunn, må tilgjengelighet for utrykningskjøretøyer og for publikum som ikke er en del arrangementet, opprettholdes. Fri veibredde for brannbil må minimum være 3,5 meter.

Veileder for sikkerhet ved store arrangementer

Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap harr laget en veileder for sikkerhet ved store arrangementer. Her er et utdrag fra veilederen: 

• Kapittel 2 Risiko og sikkerhetsplanlegging
  Her gis en innføring i hvordan man som arrangør kan bygge seg opp en forståelse av hvilke risikoer arrangementet står overfor. Gjennom en grundig risikovurderingsprosess tilrettelegger man for konstruktiv og målrettet sikkerhetsplanlegging – gjerne i form av en sikkerhetsplan. I tillegg gir kapitlet en innføring i hvordan man realiserer planer og i praksis sørger for et trygt og sikkert arrangement.
• Kapittel 4: Organisering av sikkerhetsfunksjon
  Ansvaret for sikkerheten beskriver hvordan en arrangementsorganisasjon på en god måte kan ivareta arrangementets sikkerhetsfunksjon, både ved hjelp av intern og ekstern organisering og ressurser. En velstrukturert organisasjon tydeliggjør ansvarsområdene og forenkler beslutningsprosessene, som i neste omgang effektiviserer gjennomføringen av arrangementet. 
• Kapittel 19: Sikkerhetsarbeidet under pågående arrangementer
  Kapittelet fokuserer på overgangen fra planlegging til gjennomføring. Hvilke sikkerhetsmessige utfordringer kan en møte i de ulike fasene av arrangementet, og hvilke sikkerhetsoppgaver er typiske i de forskjellige fasene?
• Kapittel 20: Beredskap for alvorlige hendelser
  Kapittelet handler om hvordan et arrangement bør planlegges for å kunne håndtere alvorlige hendelser som kan inntreffe. Beredskap innebærer å være forberedt på at en alvorlig hendelse kan inntreffe, å vite hva som skal gjøres og vite hvem som skal gjøre hva, samt være forberedt på å kunne handle raskt og treffe gode beslutninger umiddelbart etter hendelsen. 

Les hele veileder for sikkerhet ved store arrangementer

Alle arrangementer skal meldes til Østre Agder brannvesen. Meld arrangement til brannvesenet.

Hvis du skal arrangere folketog, friluftsmøte, sportsstevne eller lignende på offentlig sted, må du på forhånd sende inn melding til politiet om dette. Dette gjelder også fremføring av sang eller musikk på offentlig sted, oppvisning eller bruk av høyttaler. Arrangørene har selv ansvar for å melde dette til politiet.

Kontaktinfo

Tlf: 38 13 60 00
E-post: post.agder@politiet.no