Personvernerklæring for elever og foresatte i Arendalsskolen

I Arendal kommune tar vi personvern og informasjonssikkerhet på alvor. Vi behandler personopplysninger om elever og foresatte på en trygg, lovlig og ansvarlig måte.

Her får du informasjon om hvilke opplysninger vi samler inn, hvorfor vi trenger dem, hvordan de brukes og hvilke rettigheter du har. Vi ønsker å sikre åpenhet og trygg behandling av personopplysninger i skolene våre.

Generelt

Arendal kommune bruker ulike datasystemer og apper som behandler personopplysninger om elever og foresatte. For at systemene skal fungere som de skal, må enkelte personopplysninger behandles. Vi gjennomfører risikoanalyser for alle apper som benyttes i skolene våre, og vi har databehandleravtaler med leverandørene for å sikre at opplysningene behandles i tråd med gjeldende regelverk.

Personopplysninger om elever lagres i kommunens fagsystemer, som er tilpasset dette formålet. I sak- og arkivsystemet har hver elev en egen mappe, som inneholder relevante opplysninger. Tilgangen til disse mappene er begrenset til ansatte som har tjenstlige behov /faglig tilknytning til eleven, både i digitale og fysiske arkiver.

Sensitive opplysninger om elever skal ikke sendes via e-post, VISMA-melding eller tekstmelding. Slike opplysninger bør i stedet formidles gjennom telefonsamtaler eller fysiske møter for å ivareta personvernet.

Hvorfor behandler vi personopplysninger om elever og foresatte i Arendalsskolen?

Arendal kommune samler inn og behandler personopplysninger som er nødvendig for å ivareta våre lovpålagte oppgaver i skolen, slik som undervisning og oppfølging av den enkelte elev i henhold til opplæringsloven. Å behandle personopplysninger innebærer blant annet å samle inn, registrere, lagre og sette sammen og i noen tilfeller utlevere opplysninger i henhold til gjeldende regelverk.

Dersom vi behandler personopplysninger som ikke er nødvendige for å oppfylle våre lovpålagte oppgaver, vil du få tydelig informasjon om dette. Det vil være frivillig å gi slike opplysninger, og du vil få informasjon om formålet med behandlingen før du gir ditt samtykke. Dette samtykket kan når som helst trekkes tilbake.

Hva er det rettslige grunnlaget for behandlinger av dine personopplysninger?

De fleste behandlinger av personopplysninger i Arendalsskolen er hjemlet i lov for å sikre forsvarlig gjennomføring av kommunale tjenester. Her er de mest sentrale lovene og forskriftene som regulerer hvordan vi behandler personopplysninger for elever og foresatte:

  • Opplæringsloven – fastsetter regler for innsamling, bruk og lagring av opplysninger i grunnskolen.
  • Personopplysningsloven (GDPR) - regulerer kommunens behandling av personopplysninger
  • Arkivloven – inneholder regler for lagring av dokumenter og avlevering til arkivinstitusjoner
  • Forvaltningsloven – inneholder regler for offentlig saksbehandling, blant annet bestemmelser om taushetsplikt

Hvor henter vi opplysninger fra?

Når vi leverer lovpålagte tjenester i Arendalsskolen, kan det i noen tilfeller være nødvendig å hente opplysninger om deg fra andre offentlige myndigheter elle registre, som for eksempel folkeregisteret.

Du har alltid rett til å få informasjon om hvor vi henter opplysningen fra i forbindelse med de tjenestene og ytelsene du mottar fa kommunen.

Hvilke personopplysninger behandler vi?

Vi behandler ulike typer personopplysninger for å kunne tilby tjenester i Arendalsskolen. Dette kan blant annet omfatte:

  • Kontaktinformasjon – navn, adresse, telefonnummer og e-postadresse
  • Familierelasjon – for eksempel navn på foresatte, søsken og barn 
  • Tjeneste opplysninger – informasjon knyttet til skolegang og de tjenestene du benytter som elev eller foresatt.

Eksempler

Personopplysninger i Visma Flyt skole

Elev: Fødselsnummer, fornavn, etternavn, adresse, telefon, e-post, nasjonalitet, språk, skoletilhørighet, klasse, vurderinger, karakterer, vitnemål, orden/oppførsel, fravær, fakturainformasjon (SFO), SFO-tilhørighet, kommunikasjon skole/hjem.

Foresatte: Fødselsnummer, navn, adresse, telefon, relasjon til barn, ev. informasjon om betalingsmoderasjon (SFO).

Personopplysninger i active directory/Office 365

Fødselsnummer, fornavn, mellomnavn, etternavn, fødselsdato, kjønn, status, skole, trinn og klasse, faggrupper, kontaktlærer og brukernavn.

Personopplysninger It’s Learning

Fornavn, etternavn, klasse, vurderinger (hvis aktuelt), karakter(hvis aktuelt), vitnemål(hvis aktuelt),orden/oppførsel(hvis aktuelt),e-post(tilknyttet skoens domene),bruker ID, innloggingshistorikk, klasse/gruppetilhørighet, meldinger sendt via systemet/diskusjoner i faggrupper, tid i brukt i systemet.

Les på Datatilsynet sine nettsider om hva som regnes som personopplysninger.

Dine rettigheter knyttet til personopplysninger i Arendal kommune

Rett til innsyn

Når Arendal kommune behandler personalopplysninger om deg, har du rett til å få informasjon om hvilke data som registreres, hva de brukes til, og hvor lenge de lagres. Du kan be om innsyn i dine personopplysninger ved å kontakte kommunen. Vi behandler forespørselen så raskt som mulig, og senest innen 30 dager. For mer informasjon ta kontakt med din skole, eller kommunens personvernombud.

Rett til retting

Dersom du oppdager feil i opplysninger vi har registrert om deg, kan du kreve at de blir rettet. Kommunen skal også på eget initiativ korrigere uriktige eller mangelfulle opplysninger. Hvis du oppdager noe som er feil, oppfordrer vi deg til å gi beskjed slik at vi kan oppdatere informasjonen så raskt som mulig.

Rett til sletting eller begrensninger av opplysninger

Opplysninger som ikke lenger er nødvendige for formålet da de ble samlet inn for, skal slettes eller sperres. Dersom du mener kommunen lagrer informasjon om deg som ikke er relevant, kan du be at den fjernes. Merk at enkelte opplysninger må oppbevares i henhold til lover som arkivloven.

Rett til å protestere

Du har rett til å motsette deg behandling av dine personalopplysninger. Dette betyr at du kan protestere hvis du mener at kommunen behandler dine opplysninger på en måte du ikke aksepterer.

Unntak fra rett til innsyn

Innsyn kan nektes dersom det kan skade elevens helse, sikkerhet eller relasjoner. Taushetsbelagte opplysninger etter lov eller dom omfattes ikke av innsynsretten. Dokumenter utarbeidet til skolen interne saksforberedelser er unntatt innsyn.

Du finner mer informasjon om innsynsrett, personvern og klagemuligheter i Arendal kommune sin generelle personvernerklæring. Les kommunens personvernerklæring.

Hvor lenge har vi opplysningene?

Vi lagrer personopplysninger så lenge det er nødvendig for formålet det ble samlet inn for. Opplysninger som behandles for å oppfylle lovpålagt plikt, oppbevares så lenge loven krever det, for eksempel i henhold i til arkivloven.

Personopplysninger som behandles kun basert på samtykke, arkiveres i utgangspunktet ikke i kommunens arkivsystem. Dersom du trekker tilbake samtykket, vil det bli slettet.

Elevmappen din blir lagret for å sikre dokumentasjon av skolegangen din. Den blir ikke slettet.