Kartlegging i forkant av et arrangement

Områder/ bygningsmasse

Kjenn ditt område; foregår arrangementet utendørs er det mange faktorer man bør tenke gjennom: 

  • Er det i nærheten av vann/elv/sjø, ulendt terreng
  • Er det beitedyr i nærheten av arrangementet som kan bli skremt av eks. høye lyder, 
  • Foregår arrangementet i nærheten av trafikkert vei, 
  • Skal det etableres overnattingsmuligheter med f.eks. festivalcamp/camping. 

Foregår arrangementet i et værutsatt område så bør det være planlagt alternative lokaler/område. 
Definer «når blir arrangementet avlyst» på forhånd f.eks. ved kraftig nedbør/vind.
Foregår arrangementet innendørs så må man forholde seg til persontall, branntekniske installasjoner som skal fungere som forutsatt, plan for rigging i forhold til evakuering osv.

Publikum / artistprofil

Det kan være lurt å ringe tidligere arrangører og høre hva slags erfaringer de har med bandet/artisten. Det kan for eksempel være hvilken type publikum bandet/artisten tiltrekker seg? 
Planlegg tiltak fra de erfaringene tidligere arrangører har med artistprofilen og hvilken type publikum de tiltrekker seg.

Publikumsflyt

Det er stor forskjell på når publikum kommer til et arrangement i forhold til når de forlater det. Ved innslippet så kommer man ofte over en lengre tidsperiode mens når arrangementet er ferdig så skal alle forlate område på en gang. Dette er to ulike scenarier i forhold til flyten av mennesker. 
Hvordan håndterer vi panikk ved evakuering og har vi nok evakueringsmuligheter. Hvordan forhindrer vi trengsel i alle disse tre scenarioene.

Utstyr / boder / telt / materiell

Her kan det være smart å tenke brannsikring i form av avstander mellom telt, slokkeutstyr, værsikring osv. Er det mange salgsboder? Er det bruk av gass? Er det telt over bodene? Er bodene sikret? Brukes det brannfarlig materiell? 
Planlegg nedrigging av utstyr for å unngå farlige situasjoner. Husk at det er samme krav til HMS her som ved anleggsvirksomhet. Trenger man forsikringer i forhold til uhell i denne sammenhengen?

Bruk av frivillige

Det kan være smart å tenke gjennom organiseringen av frivillige. Noen punkter man bør tenke på er: 

  • Er de frivillige pålitelige og erfarne? 
  • Hvilke oppgaver skal de frivillige brukes til i forhold til kompetanse som kreves?  
  • Må det gis opplæring? 
  • Hvem skal stå hvor i forhold til type oppgaver.

Trafikk / infrastruktur

Trafikken til og fra arrangementer kan by på en del utfordringer. Her må man være nøyaktig i planleggingen. Noen punkter som bør vurderes er

  • Tenk igjennom parkeringsbehovet som vil oppstå og hvor det kan være smart å etablere dette
  • Trafikkflyt til og fra arrangementet. 
  • Fremkommelighet for nødetatene i område hvor arrangementet foregår eller i nærheten av arrangementet.
  • Parkering eller oppstillingsplasser for nødetater i området. 
  • Skal det settes opp en egen transport/kollektivtransport til og fra arrangementet?
  • Kollektivtransport fra et arrangement har helt andre utfordringer enn til. Ved avslutning av et arrangement så vil behovet for transport være et helt annet enn til. Kan det bli hindringer av noe slag, kan det oppstå kødannelser, finnes det noen «flaskehalser»?

Annet

Man bør også ta høyde for at andre uønskede hendelser som er lite sannsynlig kan oppstå: 

  • Matforgiftning (Bare aktuelt for arrangementer med matservering). 
  • Utbrudd av smittsom sykdom Bare aktuelt for arrangementer med mange deltagere over flere dager. 
  • Terrorhendelser
  • Vold og trusler o.l.

Det er ikke meningen at man skal dimensjonere et arrangement etter slike hendelser, men det kan være lurt å ha tenkt igjennom disse scenariene på forhånd.

Skjema for kartlegging

Vi ha laget et skjema som dere kan sette inn de momentene dere ønsker å kartlegge med tiltak for å forhindre/begrense punktene dere ønsker å kartlegge.
Last ned kartleggingsskjema (DOCX, 16 kB).

Fant du det du lette etter?